Grupuj podobne zadania, a błyskawicznie uporasz się z listą

Na początku dwudziestego wieku Henry Ford zrewolucjonizował przemysł. Ustawił każdego robotnika przy linii montażowej, gdzie ten w kółko wykonywał jedno zadanie. Nie kazał im budować całego samochodu. Przykręcali tę samą śrubę albo podłączali ten sam reflektor, raz za razem. To systematyczne podejście rozprawiło się z nieefektywnością, a precyzja i tempo poszybowały w górę.

Współczesna wielozadaniowość to dokładne przeciwieństwo: skakanie między mailami, raportami, rozmowami telefonicznymi i burzą mózgów. Neuronaukowcy pokazują, że każde przełączenie kosztuje cię nawet 40% energii poznawczej, a wszystko przez zjawisko zwane pozostałością uwagi. Clifford Nass ze Stanfordu wykazał, że osoby, które często korzystają z wielu mediów jednocześnie, wypadają gorzej od rówieśników w testach wymagających skupienia.

Grupowanie zadań to po prostu linia montażowa Forda przeniesiona do twojej osobistej produktywności. Zbierz wszystkie rozmowy telefoniczne w jeden solidny blok w ciągu dnia. Całe zbieranie danych załatw podczas jednej sesji. Kiedy pozostajesz w jednym trybie, czy to piszesz maile, czy czarujesz w arkuszu kalkulacyjnym, twój umysł nabiera rozpędu. Mózg zostaje „w strefie”, a ty błyskawicznie przerabiasz kolejne stosy zadań.

Zacznij grupować zadania, a poczujesz się jak jednoosobowa fabryka pracująca pełną parą. Z tygodnia na tydzień odzyskasz godziny, które, jak się okaże, przeciekały ci przez palce. Grupowanie nie wymaga więcej energii. Przeciwnie, oszczędza ją, bo nie płacisz ceny za ciągłe przełączanie biegów.

Wybierz trzy rodzaje podobnych zadań, którymi nie znosisz żonglować: telefony, maile albo wyszukiwanie informacji. Każdemu przydziel osobny dwugodzinny blok w kalendarzu, a wcześniej zamknij wszystkie niezwiązane z nim karty i aplikacje. Kiedy nadejdzie pora bloku, za każdym razem wchodzisz w ten sam sposób myślenia, jak wprawny rzemieślnik przy swoim warsztacie. Pod koniec tygodnia zrobisz więcej przy mniejszym zmęczeniu psychicznym. Spróbuj już w przyszły wtorek rano.